Akt stanu cywilnego, który nie zawiera wszystkich wymaganych danych sporządzonych w Urzędzie Stanu Cywilnego w Zalewie, podlega uzupełnieniu na podstawie innych aktów stanu cywilnego, akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego prowadzonych dla tego aktu i innych dokumentów mających wpływ na stan cywilny osoby. Uzupełnienia aktu stanu cywilnego można dokonać na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, jeżeli w państwie jego wystawienia jest on uznawany za dokument stanu cywilnego, jeżeli stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej osoby lub jej wstępnych.

Uzupełnienia aktu stanu cywilnego dokonuje się z urzedu, na wniosek osoby, której ten akt dotyczy, lub jej przedstawiciela ustawowego, na wniosek osoby mającej w tym interes prawny lub prokuratora, w formie czynności materialno-technicznej.

Do wniosku o uzupełnienie aktu stanu cywilnego załącza się zagraniczne dokumenty stanu cywilnego, jeżeli będą one podstawą uzupełnienia (jeżeli akty stanu cywilnego zostały sporządzone na terytorium RP, nie ma obowiązku dołączania odpisów z tych aktów). Jeżeli podstawą do uzupełnienia są materiały archiwalne, do wniosku należy załączyć uwierzytelniony odpis lub wypis, lub uwierzytelnioną przez właściwy organ reprodukcję tych materiałów.

Kierownik urzędu stanu cywilnego, po czynności uzupełnienia wydaje wnioskodawcy odpis zupełny uzupełnionego aktu stanu cywilnego.

Strona zamieszkała za granicą, jeżeli nie ustanowiła pełnomocnika do prowadzenia sprawy zamieszkałego w kraju, jest zobowiązana wskazać w kraju pełnomocnika do doręczeń. W razie braku wskazania takiej osoby, przeznaczone dla tej strony pisma pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Pełnomocnikiem strony może być osoba fizyczna posiadająca zdolność do czynności prawnych. Pełnomocnictwo powinno być udzielone na piśmie lub zgłoszone do protokołu. Pełnomocnik dołącza do akt oryginał lub urzędowo poświadczony odpis pełnomocnictwa. Adwokat lub radca prawny, rzecznik patentowy lub doradca podatkowy może sam uwierzytelnić odpis udzielonego
mu pełnomocnictwa

W sprawie brane pod uwagę są także wszelkie inne dokumenty, które potwierdzą dane mające podlegać uzupełnieniu.